1. Inleiding

VZW Chaletpark Ter Heide hecht groot belang aan uw privacy en aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor onze ledenadministratie en communicatie, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Door lid te worden van onze VZW gaat u akkoord met deze gegevensverwerking.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij bewaren enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de VZW:

  • Naam en voornaam
  • Adres (alleen gebruikt indien geen e-mail beschikbaar is)
  • E-mailadres (primair communicatiemiddel)
  • Telefoonnummer (enkel gebruikt voor persoonlijke en dringende contacten)
  • Lidmaatschapstype (eigenaar, huurder, sympathisant)
  • Datum lidmaatschap / betalingsstatus

Wij verzamelen geen gevoelige gegevens (medisch, financieel, religieus, politiek, enz.).

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt door het bestuur van de VZW en dit voor de volgende doeleinden:

3.1 Interne ledenadministratie

  • U correct indelen in het juiste lidtype
  • Uw lidmaatschapsstatus opvolgen
  • Contact kunnen opnemen indien uw gegevens ontbreken of onduidelijk zijn

3.2 Communicatie naar leden

  • U informeren over beslissingen die uw perceel, verblijf of lidmaatschap beïnvloeden
  • Uitnodigingen, agendapunten, verslagen en interne aankondigingen
  • Veiligheids- of organisatorische meldingen

3.3 Mailings

  • De VZW gebruikt uw e-mail voor alle standaardcommunicatie.
  • Indien u geen e-mail heeft, wordt uw adres enkel gebruikt voor beperkte postzendingen.
  • Telefoonnummers worden alleen gebruikt om personen persoonlijk te contacteren over een probleem rond hun lidmaatschap of om hen raad te geven.

3.4 Activiteiten van de VZW

  • Enkel activiteiten die door de VZW zelf worden georganiseerd worden via de mailinglijst gecommuniceerd.
  • Uw gegevens worden nooit gedeeld met sponsors, commerciële partijen of externe organisaties.

4. Worden gegevens doorgegeven aan derden?

Neen. Uw persoonsgegevens worden nooit doorgegeven aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht zou zijn (bijvoorbeeld politie of rechtbank op officieel verzoek).

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

  • Gegevens worden bewaard zolang u lid bent van de VZW.
  • Na het beëindigen van uw lidmaatschap worden uw gegevens binnen 6 maanden verwijderd, behalve gegevens die wettelijk langer bewaard moeten worden (bijvoorbeeld boekhoudkundige gegevens).

6. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen:

  • Beperkte toegang: alleen bestuursleden hebben toegang.
  • Veilig beheer van digitale gegevens.
  • Geen overdracht aan externe partijen.
  • Enkel gebruik voor strikt noodzakelijke VZW-doeleinden.

7. Uw rechten volgens de AVG

U heeft altijd het recht om:

  • Inzage te vragen in uw gegevens;
  • Verbetering van foutieve gegevens te vragen;
  • Schrapping van uw gegevens te verzoeken (voor zover wettelijk mogelijk);
  • Beperking van verwerking te vragen;
  • Bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;
  • Gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen wanneer relevant.

U kan deze rechten uitoefenen via een eenvoudige mail naar het bestuur:
E-mail: administratie@…..

8. Rechtmatigheid van de verwerking

Onze gegevensverwerking gebeurt op basis van:

  • Art. 6 §1 (b) AVG – uitvoering van de overeenkomst (uw lidmaatschap);
  • Art. 6 §1 (f) AVG – gerechtvaardigd belang (communicatie en veiligheid binnen de VZW);
  • In bepaalde gevallen: Art. 6 §1 (c) AVG – wettelijke verplichting (bijvoorbeeld boekhouding).

9. Klachten en toezichthouder

Indien u vindt dat uw gegevens onrechtmatig verwerkt worden, kan u altijd klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen aan deze verklaring

De VZW behoudt zich het recht voor om deze verklaring aan te passen indien nodig. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

11. Contact

Voor vragen over privacy of gegevensbeheer kan u contact opnemen met:
VZW Chaletpark Ter Heide
E-mail: administratie@…..

Korte samenvatting:
Uw gegevens blijven binnen de VZW, worden enkel gebruikt voor interne communicatie en administratie, en worden nooit aan derden doorgegeven.